Langkah – lahkah penerapan Sistem Manajemen K3 sebagai berikut :
a. Tahap Persiapan
Tahapan ini merupakan langkah awal yang harus dilakukan suatu organisasi / perusahaan, dalam lahkah ini melibatkan lapisan manajemen dan sejumlah personel, mulai dari komitmen sampai menetapkan kebutuhan sumber daya yang diperlukan. Dalam tahapan persiapan ini antara lain :
- Komitmen Manajemen puncak
- Menentukan ruang lingkup
- Menetapkan cara penerapan
- Membentuk kelompok penerapan
- Menetapkan sumber daya yang diperlukan
Dalam tahapan ini berisi langkah – langkah yg harus dilakukan oleh perusahaan antara lain :
1. Langkah Menyatakan Komitmen
Pernyataan komitmen dan penetapan kebijakan untuk menerapkan sebuah Sistem Manajemen K3 dalam organisasi / perusahaan harus dilakukan oleh Manajemen puncak. Sistem Manajemen K3 tidak akan berjalan mulus tanpa adanya komitmen Manajemen terhadap system Manajemen tersebut. Komitmen Manajemen harus benar – benar dibuktikan dengan tindakan nyata agar dapat diketahui , dipelajari, dihayati dan dilaksanakan oleh seluruh staf dan karyawan perusahaan.
2. Menetapkan Cara Penerapan
Perusahaan dapat mengunakan Konsultan untuk menerapkan system Manajemen K3, dengan pertimbangan sebagai berikut :
- Konsultan yang memiliki Pengalaman yang banyak dan bervariasi sehingga dapat menjadi agen pengalihan pengetahuan secara efektif, sehingga dapat memberikan rekomendasi yang tepat dalam proses penerapan Sistem Manajemen K3.
- Konsultan yang Independen memungkinkan Konsultan tersebut secara bebas dapat memberikan umpan balik kepada manajemen secara obyektif tanpa terpengaruh oleh persaingan antar kelompok didalam organisasi / perusahaan.
- Konsultan lebih memiliki waktu yang cukup, berbeda dengan tenaga perusahaan yang meskipun mempunyai keahlian dalam system Manajemen K3 namun karena desakan tugas – tugas laen di perusahaan akibatnya tidak punya cukup waktu.
Kelompok kerja terdiri atas wakil dari setiap unit kerja, hal ini penting karena merekalah yang tentunya paling bertanggung jawab terhadap unit kerja yang bersangkutan.
Peran anggota kelompok kerja ini antara lain :
- Menjadi agen perubahan sekaligus fasilitator dalam unit kerjanya.
- Menjaga kosistensi dari penerapan Sistem Manajemen K3, baik melalui tinjauan sehari – hari maupun berkala
- Menjadi penghubung antara Manajemen dan unit kerja.
- Mengikuti pelatihan lengkap tentang standard Sistem Manajemen K3
- Melatih Staf dalam Unit kerjanya sesuai kebutuhan
- Melakukan latihan & Tinjauan terhadap system yang berlangsung dibandingkan dengan system standard Sistem Manajemen K3
- Membuat bagan alir yang menjelaskan tentang keterlibatan unit kerjanya dengan elemen yang ada dalam standard Sistem Manajemen K3
- Bertanggung jawab untuk mengmbangkan system sesuai dengan elemen yang terkait dalam unit kerjanya
- Bertanggung jawab untuk mempersiapkan penulisan dokumen – dokumen sebagaimana dipersyaratkan dalam standard Sistem Manajemen K3 termasuk mempersiapkan penulisan panduan mutu, prosedur, instruksi kerja dan form.
- Bertanggung jawab untuk mempromosikan standar Manajemen K3 secara terus menerus & konsisten serta bersama –sama memelihara penerapan systemnya.
4. Menetapkan sumber daya yang diperlukan
Sumber daya ini mencakup orang/personel, perlengkapan, waktu, dan dana. Orang yang dimaksud disini adalah beberpa orang yang diangkat secara resmi di luar tugas – tugas pokoknya dan terlibat penuh dalam proses penerapan.
5. Kegiatan Penyuluhan
Kegiatan penyuluhan ini harus diarahkan untuk mencapai tujuan, diantaranya adalah :
- Menyamakan persepsi dan motivasi terhadap pentingnya penerapan Sistem Manajemen K3 bagi kinerja perusahaan.
- Membangun Komitmen menyeluruh mulai dari direksi, manajer, staf, dan seluruh jajaran dalam perusahaan untuk bekerja bersama – sama dalam menerapkan standard system ini.
Dengan Peninjauan system ini akan menghasilkan beberapa hal diantaranya :
- Apakan perusahaan sudah mengikuti dan melaksanakan secara konsisten prosedur & intruksi kerjan dari OHSAS 18001
- Apakah perusahaan belum memiliki dokumen, tetapi sudah menerapkan sebagaian / seluruh persyaratan dalam standard Sistem Manajemen K3
- Apakah Perusahaan belum memiliki dokuemen & belum menerapkan system Manajemen K3
Setelah melakukan tinjauan system maka kelompok kerja dapat menyusun suatu jadwal kegiatan dengan mempertimbangkan hal – halberikut :
a. Ruang Lingkup pekerjaan.
Dari hasil tinjauan system akan menunjukan beberapa banyak yang harus disiapkan dan berapa lama setiap prosedur itu akan diperiksa , disempurnakan, disetujui & di audit.
b. Kemampuan wakil manajemen dan kelompok kerja penerapan
Kemampuan dalam hal ini adalah kemampuan membagi dan menyediakan waktu, seperti diketahui bahwa tugas penerapan bukanlah satu- satunya pekerjaan para anggota kelompok kerja dan manajemen representative. Mereka masih mempunyai tugas dan tanggung jawab lain diluar penerapan standard Sitem Manajemen K3 yang kadang – kadang juga sama pentingnya dengan penerapan standard ini.
c. Keberadaan Proyek
Khusus bagi perusahaan yang kegiatannya berdasarkan proyek ( misalnya kontraktor dan pengembang ) maka ketika menyusun jadwal kedatangan asesor badan sertifikasi, pastikan bahwa pada saat asesor dating ada proyek yang sedang dikerjakan.
8. Pengembangan Sistem Manajemen K3
Beberapa kegiatan yang perlu dilakukan dalam tahap pengembangan system Manajemen K3 antara lain mencakup dokumentasi, pembagian kelompok, penyusunan bagan alir, penulisan manual system Manajemen K3, prosedur & Instruksi kerja.
9. Penerapan System
Setelah semua dokumen selesai dibuat, maka setiap kelompok kerja kembali ke masing – masing untuk menerapkan system yang telah di buat,
10. Proses Sertifikasi
Banyak lembaga sertifikasi system Manajemen K3, organisasi bisa memilih misalnya, Llyod’s register, BSI, SGS, TUV, BVQA, WQA, dll
